Artículo: Gestión Documental, Dirección de Proyectos, Ingeniería Industrial y Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicación

(9 Enero 2019)

Escobar Argueta, Luis Antonio

Universidad Dr. José Matías Delgado

Docente Seminario de Tecnologías de la Información y Comunicación: Gestión de las TICs

Resumen— La gestión documental es el pilar fundamental de la transparencia y acceso a la información pública y se lleva a cabo a través de la implementación del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo (SIGDA), el cual posee 62 proyectos a realizar, para los que se puede hacer uso de la metodología de la Dirección de Proyectos, que con sus elementos como definición de alcance, estructura de desglose de trabajo y otros, puede contribuir a la formulación y seguimiento del programa para la implementación del SIGDA. Así mismo se pueden utilizar las metodologías que proporciona la Ingeniería Industrial, como el diseño y seguimiento de procesos y procedimientos, diseño y cálculo de indicadores de gestión y aseguramiento de la calidad, que permita controlar la productividad y eficiencia durante el programa. Finalmente, el aporte de la Gestión de Tecnologías de la Información, tanto en Hardware, Software e Infraestructura, se vuelve vital para el cumplimiento de los objetivos establecidos por la Institución y en la Ley de Acceso a la Información Pública y en los Lineamientos de Gestión Documental y Archivo del Instituto de Acceso a la Información Pública. 

Índice de términos— gestión documental, dirección de proyectos, ingeniería industrial, gestión de tecnologías de la información y comunicación.

I. Introducción

A priori, las cuatro áreas que conforman el tema del presente artículo, parecieran no estar del todo relacionadas entre sí, sin embargo lo están, más íntimamente relacionadas de lo que pensamos. En el desarrollo del artículo, estableceremos la relación entre estos cuatro elementos.

II. Marco teórico

La gestión documental es el conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos.

Un documento se refiere a todo escrito, correspondencia, memorándum, plano, mapa, dibujo, diagrama, documento gráfico, fotografía, grabación sonora, video, dispositivo susceptible de ser leído mediante la utilización de sistemas mecánicos, electrónicos o computacionales y, en general, todo soporte material que contenga información, cualquiera sea su forma física o características, así como las copias de aquellos.

El Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo es el conjunto integrado y normalizado de principios, políticas y prácticas en la gestión de documentos y el sistema institucional de archivos del ente obligado.

Un ente obligado es todo aquel ente o institución mencionados en el Artículo 7 de la Ley de Acceso a la Información Pública: los órganos del Estado, sus dependencias, las instituciones autónomas, las municipalidades o cualquier otra entidad u organismo que administre recursos públicos, bienes del Estado o ejecute actos de la administración pública en general.

Un proyecto es  un conjunto único de procesos que consta de actividades coordinadas y controladas, con fechas de inicio y fin, que se lleva a cabo para lograr los objetivos del proyecto.

Un programa es un grupo de proyectos relacionados y otras actividades alineadas con metas estratégicas.

Ingeniería Industrial es la ciencia dedicada al estudio y la aplicación de las diferentes ramas que se ocupa en el desarrollo de implantación y evolución de sistemas integrados de la tecnología y de los conocimientos, información, equipamiento, energía, materiales y procesos que habla sobre el diseño de prototipos.

La Eficiencia es la habilidad de utilizar los medios disponibles de manera racional para llegar a una meta.

Las tecnologías de la información y comunicación se refieren al uso de equipos de telecomunicaciones y computadoras (ordenadores) para la transmisión, el procesamiento y el almacenamiento de datos. La noción abarca cuestiones propias de la informática, la electrónica y las telecomunicaciones.

Fig. 1. Elementos de tecnologías de la Información y Comunicación.

III. Metodología

La gestión documental es el pilar fundamental de la transparencia en la actuación y acceso a la información de las Instituciones Gubernamentales o también conocidas como Entes Obligados. La gestión documental se establece por medio de la implementación del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo (SIGDA), el cual permite identificar, clasificar, ordenar, gestionar, valorar, seleccionar, conservar y eliminar los documentos que cada unidad administrativa de la institución genera, tanto en medios físicos como en electrónicos, haciendo uso también de normas y buenas prácticas de gestión documental y archivo, que incluyen entre otros, la organización de una Unidad administrativa denominada Unidad de Gestión Documental y Archivo (UGDA) encargada de diseñar, implementar y dar seguimiento a la normativa, los planes, los manuales y los instrumentos de gestión documental tales como el repertorio de funciones, el índice legislativo, el repertorio de series y tipos documentales, la recolección de organigramas institucionales, el repertorio de organismos, los cuadros de clasificación documental, las tablas de plazos de conservación documental, y otros once instrumentos más, contemplados en los Lineamientos de Gestión Documental proporcionados por el Instituto de Acceso a la Información Pública de El Salvador.

Fig. 1. Esquema del Lineamiento 3 de Gestión Documental y Archivo.

Paralelo a la gestión técnica requerida para elaborar los diferentes instrumentos, manuales, políticas, procedimientos, planes, normas y gestiones para la implementación del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo (SIGDA), se requiere una herramienta que permita visualizar el alcance del Sistema y de esa manera facilitar su implementación. Para esto se cuenta con la metodología de la Dirección de Proyectos del Project Management Institute (PMI) que en su PMBok y ahora también en la Norma Internacional ISO 21,500, establece el esquema para la gestión del proyecto de implementación del Sistema, considerado como un programa debido a su alcance. El programa se formula considerando los sesenta y dos proyectos establecidos en los lineamientos de gestión documental, definiendo los objetivos, redactando el alcance, identificando los interesados, identificando los entregables, elaborando la estructura de desglose de trabajo (EDT), lista de actividades, elaboración del cronograma, consideración de los recursos, gestión de costos, gestión de las comunicaciones, gestión de los riesgos  y la gestión del cambio en el programa.

Fig. 3. Project Management Institute Body of Knowledge PMBOK.

Una vez que se posee claro el panorama y habiendo identificado cada proyecto a ejecutar como parte del programa, es necesario ejecutarlo, haciendo uso de las herramientas de gestión disponibles, tales como diseño y control de indicadores de gestión, lo cual permitirá medir y controlar la productividad, la eficacia y la eficiencia de cada proceso, siendo esto, campo de acción de la Ingeniería Industrial, la cual aporta la visión metodológica para identificar los insumos, definir y diseñar los procesos, los procedimientos, los indicadores de gestión, el aseguramiento de la calidad y la ejecución de los proyectos en un esquema estandarizado que permita obtener los entregables esperados, en el menor tiempo posible, con los menores costos, con el nivel de calidad requerido y la a satisfacción de los interesados en cumplimiento con la Ley de Acceso a la Información Pública y los Lineamientos de Gestión Documental y Archivo del Instituto de Acceso a la Información Pública, siendo este último el ente rector de la transparencia y acceso a la información en el país.

Fig. 4. Gestión de Procesos

Todo lo mencionado anteriormente, debe apreciarse en el contexto que el país, en resonancia con la tendencia mundial, avanza aceleradamente a la gestión electrónica de la información, lo que requiere de la gestión de medios documentales mixtos, tanto medios físicos como medios electrónicos y digitales. Para ello, se requiere de la gestión de las tecnologías de la información, la cual permitirá maximizar el uso de la tecnología disponible y organizar los recursos de hardware, software e infraestructura necesarios con la finalidad de facilitar el cumplimiento de los requerimientos de gestión documental institucional. La gestión del hardware incluye control y gestión de equipos de cómputo tales como equipos de escritorio, portátiles, teléfonos móviles dispositivos de captura, procesamiento, almacenamiento y salida de información, entre los que se pueden mencionar, para captura: equipos escáner para la digitalización de documentos físicos, cámaras fotográficas, equipos de video, micrófonos, equipos de captura de texto como tinta digital, teclados, mouse, etc. Para procesamiento: procesadores, tarjetas de circuitos electrónicos, repuestos. Para salida: monitores, equipos de realidad virtual, impresoras de tinta, láser, 3D.

Al respecto de la gestión de software, se requiere considerar que los documentos son el resultado de procesos de gestiones y comunicaciones que muchos de los colaboradores de las instituciones pueden llevar a cabo en sus equipos de cómputo, los cuales requieren sistemas operativos estables, programas utilitarios y software de gestión de documentos electrónicos, ya sean adquiridos por empresas reconocidas, adaptados de software OpenSource o confeccionados a la medida de la Institución por medio de desarrollo; siendo cada una de éstas últimas tres opciones viable según las consideraciones de presupuesto asignado, madurez tecnológica y recursos humanos y equipos disponibles, sin descuidar la variable tiempo de implementación, la cual es una de las que mayor valor posee y para la que muchas veces  existe escasez. El reto para esta área es la integración de sistemas o desarrollo modular que permita al usuario interactuar de manera amigable con todos los recursos que requiera para la ejecución de su trabajo, en un solo entorno que facilite la colaboración, considere los macro procesos institucionales y permita flexibilidad que requieren los cambios procedimentales u organizacionales propios de una entidad que cambia y evoluciona constantemente.

Finalmente, al respecto de la infraestructura de tecnologías de la información, ésta requiere apoyar la evolución de las tecnologías, proporcionando la escalabilidad, la seguridad de la información, la gestión de la continuidad a través de la redundancia en el almacenamiento de la información, la integración de sistemas y uso flexible y mixto de paradigmas que permitan el mejor control y confiabilidad de los procesos de información, como por ejemplo la virtualización de escritorio y el uso de Software como servicio, Plataforma como servicio e Infraestructura como servicio, elementos fundamentales del Paradigma de la Nube. Así también, se requiere la diversificación medios de acceso a redes, control y gestión de dispositivos multiplataforma y es necesario garantizar la continuidad del servicio, todo con uso de equipos propios o subcontratados, según sea el presupuesto asignado, capacidad y madurez tecnológica de la institución.

Fig. 5. Computación en la Nube.  

Conclusiones

La gestión documental y archivo es el mecanismo que poseen los entes obligados, sean ministerios, instituciones del órgano ejecutivo, legislativo o judicial, y alcaldías municipales; para garantizar la transparencia de su gestión, implementando para ello el Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo, para el cual puede utilizarse la metodología de la Dirección de Proyectos y las metodologías de diseño y seguimiento de procesos y procedimientos que proporciona la Ingeniería Industrial, apoyándose en la gestión de las tecnologías de la información y comunicación (TICs) para cumplir con los objetivos establecidos por las autoridades institucionales en cumplimiento a la Ley de Acceso a la Información Pública y los Lineamientos de Gestión Documental y Archivo.

Referencias

• Instituto de Acceso a la Información Pública. Lineamientos de Gestión Documental y Archivo.

Luis Antonio Escobar Argueta nació en San Salvador, El Salvador, el 20 de septiembre de 1977. Se graduó de Ingeniero Industrial por la Universidad Dr. José Matías Delgado, en Antiguo Cuscatlán, La Libertad, El Salvador, en el año 2007. En la actualidad es docente del Seminario de Tecnologías de la Información y Comunicación, de la Facultad de Ingeniería en la misma Universidad.